Chiunque voglia segnalare qualcosa agli altri iscritti alla ML spedisce un messaggio di posta elettronica al sistema gestore della ML, il quale provvede poi a inoltrarlo automaticamente a tutti gli indirizzi della lista.

Se non si desidera ricevere i messaggi a uno a uno, e non si ha fretta di rispondere immediatamente agli interlocutori, è di solito possibile sottoscrivere la ML in formato "digesto". In questa modalità il gestore automatico, prima di spedirle, incolla tutte le lettere del giorno in un unico "letterone", che è molto più facile da scorrere e, se del caso, da archiviare.

Meno visibili dei newsgroup e dei forum, le ML sono luoghi di discussione più "privati", che si prestano a un numero di utenti anche molto ridotto e consentono un "livello di socialità" maggiore di quello più formale e a volte più teso dei NG. Al di sopra di qualche centinaio di partecipanti è però più adatto un forum o un NG, altrimenti i messaggi diventano troppo numerosi e possono intasare l'e-mail.

Alcuni siti finanziari propongono l'iscrizione alla propria ML come mezzo per ricevere giornalmente una newsletter, spesso personalizzabile e contenente, ad esempio, le notizie riguardanti i titoli che il destinatario detiene in portafoglio.